○香南市文書管理保存規程
平成18年3月1日
訓令第7号
(趣旨)
第1条 香南市における文書の整理及び保存については、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。
(保存年限)
第2条 文書の保存年限は、特に定めのあるものを除き、永年、10年、5年、3年及び1年の5種とする。
2 各文書の保存年限は、次に掲げるとおりとする。
(1) 永年保存
ア 市議会の議決書及び議事録
イ 条例、規則、告示、訓令、訓達及び指令の原議並びに関係書類
ウ 市広報
エ 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類
オ 退職年金及び遺族年金に関する文書
カ 褒賞に関する文書
キ 審査請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書
ク 調査及び統計で特に重要な文書
ケ 事務引継ぎに関する重要な文書
コ 財産及び市債に関する文書
サ 文書目録
シ 工事関係書類で特に重要なもの
ス 市町村の設置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書
セ 歳入歳出決算書
ソ その他永年保存の必要を認められるもの
(2) 10年保存
ア 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書
イ 許可、認可又は契約に関するもの
ウ 原議及び台帳
エ 寄附採納に関する重要なもの
オ 予算、決算及び出納に関する帳票並びに証拠書類
カ 物品の出納簿
キ その他10年保存の必要を認められるもの
(3) 5年保存
ア 補助金に関する書類
イ 調査、統計、報告、証明等に関するもの
ウ 工事又は物品に関する書類(瑕疵担保の規定がある契約に関する書類は除く。)
エ その他5年保存の必要を認められるもの
(4) 3年保存
ア 消耗品及び材料に関する受払簿
イ 当直日誌、出勤簿、旅行命令簿等職員の勤務の実態を証するもの
ウ 照会、回答その他往復文書に関するもの
エ その他3年保存の必要を認められるもの
(5) 1年保存
ア 軽易な文書
イ その他1年保存の必要を認められるもの
3 保存年限は、文書が完結した翌年度の4月1日から起算する。
(常用文書)
第3条 主管課長は、次に掲げる文書を常用文書として指定することができる。
(1) 課内で参照する頻度の高い前年度以前に収受、作成された文書
(2) 台帳、名簿等の使用頻度の高い簿冊
(文書分類)
第4条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類表に従って分類しなければならない。
(文書分類の追加)
第5条 文書分類の追加は、担当者が、追加する箇所を文書分類表に書き込み、総務課に提出し、登録することにより行う。
2 文書分類の追加の方法は、次のとおりとする。
(1) 新たに細分類項目を追加する場合は、該当項目の分類項の最後に追加する。
(2) 新たに小分類以上の分類項を追加する場合は、該当の分類項に追加する。
(3) 大分類の追加、それに伴う中・小分類の移動については、年度末に1年分の新登録項目を整理し、各課の文書取扱主任と総務課により検討する。
(簿冊の編さん)
第6条 文書の整理は、原則として簿冊により行う。
2 1つの簿冊に綴じ込む文書は、原則として作成年度、保存年限及び文書分類表の細分類が同一の文書のみとする。
3 簿冊等には、次に掲げる事項を記入したタイトル(様式第1号)を所定の位置に貼付しなければならない。
(1) 作成年度
(2) 保存年限
(3) 簿冊名
(4) 文書分類番号
(5) 課名
(6) 簿冊番号
2 簿冊管理台帳は、文書分類番号と保存年限ごとに作成しなければならない。
(文書目録の添付)
第8条 簿冊には、綴じ込まれている文書の正確な把握に資するため、文書目録(様式第4号)を最初の頁に添付しなければならない。
2 文書目録には、簿冊に新たな文書が綴じ込まれるたびに文書名を順次追加記入しなければならない。
3 文書目録の作成及び管理は、簿冊を管理する各課の職員が行う。
(簿冊管理台帳及び文書目録の管理)
第9条 簿冊管理台帳は3部、文書目録は2部作成し、このうち、簿冊管理台帳2部、文書目録1部は総務課が原本として管理し、もう1部は各課が控えとして管理するものとする。
(文書の保管)
第10条 各課は、現年文書及び文書発生年度末から2年以内の簿冊を対象に文書の保管を行う。
2 文書の保管期間は、保存年限起算日から2年間とする。
(文書の移替え)
第11条 文書の移替えは、課内で現年文書を前年以前文書保管場所に移すことにより行う。
2 保存年限1年簿冊の廃棄は、移替え時に各課において行う。
(文書の置換え)
第12条 文書の置換えは、文書取扱主任の指示の下各課において行い、総務課において確認を行うものとする。
2 文書の置換えは、原則として課内保管が2年経過した簿冊を対象に、4月末日までに次の各号に定めるところにより行う。
(1) 担当者は文書目録を2部、文書取扱主任は簿冊管理台帳を2部複写する。
(2) 文書取扱主任は、文書目録と置換え対象簿冊の内容確認を行い、確認印を押すとともに、主管課長の確認印を受ける。
(3) 各課は、文書目録を1部、簿冊管理台帳を総務課へ2部提出し、それぞれ1部を各課控えとして用いる。
(4) 各課は、置換え対象簿冊を、割り当てられた保存場所に整理する。
(5) 総務課は、置換え対象簿冊と文書目録の内容確認を行う。
(文書の保存)
第13条 文書の保存は、置換えられた文書を対象に総務課が行うものとする。
2 総務課は、それぞれの文書の保存年限に従って、保存期間が満了するまでの間保存する。
(保存書庫)
第14条 総務課は、各課の簿冊量を考慮した書棚の割振り、保存書庫の保守及び点検等を行う。
2 書庫内にある保存文書を利用する場合は、総務課の指示に従わなければならない。
(保存文書の廃棄)
第15条 保存文書の廃棄は、5月末日までに次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 総務課は、簿冊管理台帳より廃棄の対象となる簿冊名を洗いだし、廃棄文書通知を作成し、各課に配付する。
(2) 各課は、廃棄文書通知に記載されている簿冊の内容確認を行う。
(3) 総務課及び各課は、簿冊管理台帳及び廃棄される簿冊の文書目録に廃棄年月日を記入し、各課は、総務課の指示の下、廃棄処分を行う。
(4) 各課長は、廃棄処分の最終確認を行い、簿冊管理台帳及び文書目録に確認印を押し、総務課に提出する。
2 前項第2号において、保存期間の延長が必要な簿冊が生じた場合は、最下段の備考欄に「保存期間延長」と記入し、予定される保存期間終了日を記入する。
附則
この訓令は、平成18年3月1日から施行する。
附則(平成28年3月23日訓令第7号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。
附則(平成29年3月31日訓令第4号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
