○香南市住民基本台帳の一部の写しの閲覧事務取扱要綱

平成23年1月25日

告示第5号

(目的)

第1条 この告示は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)に基づく香南市住民基本台帳の一部の写し(以下「台帳の写し」という。)の閲覧に関し必要な事項を定めることにより、個人情報の保護及び住民に関する記録の適正な管理を図ることを目的とする。

(閲覧簿)

第2条 閲覧に供する公簿は、閲覧簿(4月及び10月に台帳の写しを出力し簿冊にしたものをいう。以下同じ。)とする。

(台帳の写しの閲覧の申出)

第3条 個人又は法人(法人ではない団体で代表者又は管理人の定めのあるものを含む。)が閲覧の申出をしようとする場合は、当該申出を行う者(以下「申出者」という。)が住民基本台帳閲覧申出書(様式第1号)を市長に提出することにより台帳の写しの閲覧の申出を行うものとする。

2 前項に定める書類の申請によりがたいときは、当該項目を記載した書面によりこれに代えることができる。

3 市長は、前2項に掲げる書類のほか、次に掲げる書類等のうち必要と認めるものを提出させることができる。

(1) 利用目的に係る調査、研究等の内容が分かる資料(調査票原本など)

(2) 申出者が法人の場合は、法人登記事項証明書又はその写し(発行日から3月以内のもの)及び個人情報の保護方針を明らかにした書類

(3) 大学等の場合は、大学等の認可が分かる証明書(大学の委員会又は学部長による証明書等)

(4) 委託により閲覧する場合

 委託していることを確認できる委託契約書の写し等

 委託元が国、県、大学等の場合は、閲覧を委託することを証明する公文書又は学部長等による証明書

(利用目的等の確認)

第4条 市長は、前条第1項の申出において申出書の記載事項の内容を明らかにする必要があると認めるときは、申出者に請求事由又は台帳の写しの閲覧により知り得た事項の利用目的等を証する書類の提示を求めることができる。

2 市長は、申出者に台帳の写しの閲覧により知り得た事項を当該利用目的以外に使用しない旨等を規定した閲覧に係る誓約書(様式第2号)の提出を求めることができる。

(承認)

第5条 市長は、台帳の写しの閲覧の申出があった場合において、当該申出を相当と認めるときは、次のいずれかの場合に該当するものを除き、申出者に当該申出に係る台帳の写しを閲覧させることができる。

(1) 多数の台帳の写しの閲覧の申出があった場合等で、住民基本台帳事務に支障が生じるとき。

(2) 天災等により台帳の写しを亡失し、又は毀損したとき。

(3) プライバシーの侵害又は差別的事象等につながるおそれがあると認められるとき。

(4) 過去において、台帳の写しを閲覧する者(以下「閲覧者」という。)に台帳の写しの閲覧に際して重大な違反があったとき。

(5) その他閲覧の申請を拒むに足りる相当な理由があると認められるとき。

2 前項の規定にかかわらず、同項第1号の場合については、市長が日時の変更を指定することにより、同項第2号の場合については当該台帳の写しが復元した後に市長が別に日時を指定することにより申出者に閲覧をさせることができる。

(閲覧の方法)

第6条 閲覧者は、次に掲げる事項を遵守しなければならない。

(1) 閲覧簿の読上げ、録音、コピー、写真撮影及びパソコン等の電子機器を使用しての閲覧並びに名簿等を持ち込んでの照合を一切行わないこと。

(2) 閲覧した情報を転記する場合は、転記する用紙が複写機で複写可能なものを使用すること。

(3) 閲覧した情報を転記する場合は、筆記用具は黒鉛筆(シャープペンシルを含む。)を使用すること。

(4) 閲覧簿を毀損、加筆しないこと。

(閲覧者の身分確認)

第7条 閲覧者が第3条第1項の申出による台帳の写しを閲覧するに当たっては、次のいずれかの書類を提示しなければならない。

(1) 個人番号カード又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証若しくは資格証明書等(本人の写真が貼付されたものに限る。)であって、閲覧者が本人であることを確認できるもの

(2) 法第11条第1項の規定に基づく閲覧者の場合は、国又は地方公共団体の職員であることを証明したもの

(3) 閲覧者が本人であることを確認するため、郵便で当該閲覧者に対して住民基本台帳閲覧申出に係る閲覧者に関する照会書(様式第3号)及び健康保険の被保険者証、年金手帳、療育手帳等法律若しくはこれに基づく命令又は条例の規定に基づき交付された書類であって氏名及び生年月日が記載されたもの

(閲覧内容の確認)

第8条 市長は、閲覧が終了したときは、転記した内容を確認し、その写しを保管するものとする。

(公表)

第9条 法第11条の2第12項の規定による閲覧状況は、毎年5月までに前年度の閲覧状況を、市ホームページに掲載することにより、公表するものとする。

2 公表する事項は、法第11条の2第12項及び住民基本台帳の一部の写しの閲覧並びに住民票の写し等及び除票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号)第3条に定める次に掲げる事項とする。

(1) 申出者の氏名(法人の場合は、その名称及び代表者氏名)

(2) 閲覧により知り得た事項の利用目的

(3) 閲覧の年月日

(4) 閲覧に係る住民の範囲

(その他)

第10条 この告示の施行に関し必要な事項は、市長が別に定める。

この告示は、公表の日から施行する。

(平成27年12月28日告示第118号)

(施行期日)

第1条 この告示は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)附則第1条第4号に掲げる規定の施行の日(平成28年1月1日)から施行する。

(香南市住民基本台帳の一部の写しの閲覧事務取扱要綱の一部改正に伴う経過措置)

第2条 この告示の施行の際、第1条の規定による改正前の香南市住民基本台帳の一部の写しの閲覧事務取扱要綱の様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。

(令和元年8月15日告示第36号)

この告示は、公表の日から施行する。

(令和3年8月27日告示第110号)

この告示は、公表の日から施行する。

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香南市住民基本台帳の一部の写しの閲覧事務取扱要綱

平成23年1月25日 告示第5号

(令和3年8月27日施行)