○香南市職員旧姓使用取扱要綱
平成20年4月28日
訓令第23号
(趣旨)
第1条 この訓令は、互いの個性が尊重され、働きやすい職場を整備するため、職員が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)により戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等による改姓前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を専ら職場において使用することに関して必要な事項を定めるものとする。
(適用職員)
第2条 この訓令は、全職員に適用する。
(旧姓使用の範囲)
第3条 旧姓を使用することができるものは、法令上の規定に抵触するおそれがなく、かつ、職務遂行上又は事務処理上支障がないもので、おおむね別表第1に掲げるものとする。
2 旧姓を使用することができないものは、提示した証票等と使用している氏名が相違することにより混乱が生じるおそれがあるもので、おおむね別表第2に掲げるものとする。
3 旧姓を併記するものは、提示した証票等と使用している氏名が相違することにより混乱が生じるおそれがあるもので、おおむね別表第3に掲げるものとする。
(旧姓使用の開始)
第4条 旧姓を使用しようとする職員は、香南市職員服務規程(平成19年香南市訓令第11号)第4条第2項の規定による届出に併せて旧姓使用届(様式第1号)を所属長を経由して市長に提出しなければならない。
3 所属長は、市長から受け取った旧姓使用届受理通知書の写しを保管したうえで旧姓使用職員に対し原本を手渡すものとする。
4 新たに採用された職員で旧姓を使用しようとする者は、採用後速やかに旧姓の表示がある戸籍の謄本又は抄本を添付して旧姓使用届を提出しなければならない。ただし、旧姓を使用していた非常勤職員が、同一職場で引き続き任用されることになった場合には、この限りでない。
(旧姓使用の中止)
第5条 旧姓使用職員は、旧姓の使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届(様式第3号)を所属長を経由して市長に提出しなければならない。
2 前項の規定により旧姓使用中止届を提出した職員は、戸籍上の氏を改めた場合その他特段の理由がある場合を除き、再度旧姓使用の届出はできないものとする。
(職員及び所属長の責務)
第7条 旧姓使用職員は、旧姓の使用に当たり、常に市民又は職員に誤解や混乱等が生じないよう努めなければならない。
2 所属長は、所属職員の旧姓の使用に関し適切な運用が図られるよう努めなければならない。
(所属を異にする人事異動に伴う取扱い)
第8条 旧姓使用職員が所属を異にする人事異動をする場合には、所属長は、保管している旧姓使用届出受理通知書の写しを異動先の所属長に引き継ぐものとする。
(その他)
第9条 この訓令に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行日前に婚姻等により戸籍上の氏を改めた職員は、平成20年5月10日までに、旧姓の表示がある戸籍の謄本又は抄本を添付して第4条第1項の旧姓使用届を提出することにより旧姓を使用することができるものとする。
附則(令和2年2月25日訓令第2号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月25日訓令第3号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
別表第1(第3条関係)
旧姓を使用することができるもの
1 単に氏名が記載されているもの及び対外的にも使用されるが特別な法律関係を生じるおそれのないもので、次の各号に掲げるもの
(1) 職場での呼称
(2) 職員録
(3) 名刺
(4) 座席表
(5) 座席札
(6) ネームプレート
(7) メールアドレス
(8) その他
2 専ら組織内で使用される文書等で、職員の同一性の確認が容易にできるもので、次の各号に掲げるもの
(1) 起案文書
(2) 決裁文書、供覧文書等に係る押印又はサイン
(3) 出張関係書類
(4) 復命書
(5) 事務分担表
(6) 事務引継書
(7) 研修関係書類
(8) 公用車使用関係書類
(9) 物品関係書類
(10) その他
3 職員の権利義務に係る文書等で、職員の同一性の確認が容易にでき、かつ、旧姓使用を原因とする係争のおそれのないもので、次の各号に掲げるもの
(1) 出勤簿
(2) 育児休業関係書類
(3) 時間外勤務命令簿
(4) 管理職員特別勤務実績簿
(5) 公務執行中の事故報告書
(6) 営利企業等従事許可
(7) 職務専念義務免除
(8) 年次休暇届・休暇承認願
(9) その他
4 その他法令等に抵触するおそれのないもので、次に掲げるもの
(1) 研究論文等の発表、講演等
別表第2(第3条関係)
旧姓を使用することができないもの
1 職員の身分等に関する文書等で、特別な法律関係を生じるおそれのあるもので、次の各号に掲げるもの
(1) 辞令
(2) 宣誓書
(3) 在職証明書及び在職証明交付願
(4) 採用等関係書類
2 職員の権利義務に係る文書等で、特別な法律関係の生じるおそれのあるもので、次の各号に掲げるもの
(1) 別表第1の3に定めるもの以外の給与及び報酬関係書類
(2) 共済組合関係書類
(3) 互助会関係書類
(4) 職員会関係書類
(5) 公務災害関係書類
(6) 財形貯蓄関係書類
(7) その他
3 公権力の行使等対外的な行政行為に係るもので、次に掲げるもの
(1) 許認可、徴税等法令に基づく行政処分に関する文書等
4 私人との法律上の関係を発生させるもので、次に掲げるもの
(1) 契約書及び協定書
別表第3(第3条関係)
旧姓を併記するもの
提示した証票等と使用している氏名が相違することにより混乱が生じるおそれがあるもので、次に掲げるもの
(1) 身分証明書、立入検査証(票)等
