(目的)

第1条　この訓令は、別に定めるものを除くほか、香南市立小中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いに関して必要な事項を定めることにより、校務の効率的な運営及び文書の適正な管理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(適用)

第3条　学校の文書管理には、別に定めのあるものを除き、この訓令を適用する。

(文書取扱いの原則)

第4条　文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、事務が効率的に処理されるようにしなければならない。

(文書管理の処理責任者)

第5条　この訓令の確実な実施を図るために、学校に文書管理者(以下「管理者」という。)及び文書取扱担当者(以下「取扱担当者」という。)を置く。

(受付及び選別)

第6条　取扱担当者は、学校に到達した文書を収受したときは、次に掲げる事務をより速やかに処理しなければならない。

第7条　受付文書の分類は、別に定める文書分類表により分類するものとする。

(閲覧及び配付)

第8条　受付の処理をした文書は、速やかに閲覧する。閲覧後は担当者に配付する。

(回収)

第9条　処理の済んだ文書は、主務者が所定の場所にファイルする。

(起案)

第10条　発信文書は、原則として主務者が起案するものとする。起案書(様式第3号)の作成にあたっては、必要に応じて資料等を添付する。ただし、定例的な事案若しくは軽易なものについては、この限りではない。

(合議)

第11条　起案文書が、他の部及び係に関係する事案については、その関係部及び係の同意を受けなければならない。

(回議及び決裁)

第12条　起案文書は、必要に応じて回議し、校長の決裁を受けなければならない。

(審査及び公印等)

第13条　決裁を受けた文書は、管理者に審査を受け、管理者自ら公印を押すか、若しくは承認を受けた後に管理者に指定された者が公印を押し、発送又は施行の手続きをしなければならない。ただし、次に掲げる文書については、押印の省略を行うものとする。

(発送)

第14条　起案者は、次に掲げる手続きにより文書を発送するものとする。

(公簿)

第15条　公簿は法令等の定めに従い、処理しなければならない。

(整理及び保管)

第16条　文書は、文書分類表に基づき整理し、その所在箇所及び処理状況を明らかにするとともに、情報の漏洩防止等適切に保管しなければならない。

(保存)

第17条　各文書の保存年限は、永年、20年、10年、7年、5年、3年及び1年の7種とし、各文書の保存年限は、次に掲げるとおりとする。詳細については文書分類表のとおりとする。

(廃棄)

第18条　保存年限を経過した文書は、管理者と取扱担当者で充分協議のうえ、切断する等確実に廃棄する。

(その他)

第19条　この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し、必要な事項は別に定める。