○香南市電子契約に関する事務処理要領
令和5年3月16日
訓令第8号
(趣旨)
第1条 この訓令は、市が行う電子契約サービスを利用した契約に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子契約 電子契約サービスを利用し、法令に定める措置を講じた電磁的記録による契約をいう。
(2) 電子契約サービス サービス提供事業者が市及び契約の相手方の指示を受けて、サービス提供事業者自身の署名鍵による電子署名を行う事業者署名型(立会人型)電子署名サービスをいう。
(3) サービス提供事業者 電子契約サービスを提供する事業者をいう。
(4) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(5) 電子契約書 法令に定める措置を講じた電磁的記録により作成された契約書をいう。
(6) タイムスタンプ サービス提供事業者が電子署名を付与する際に利用する電子的な時刻証明をいう。
(7) アカウント 電子契約サービスに接続するための権利をいう。
(8) パスワード 電子契約サービスに接続するために必要となる暗証番号をいう。
(9) 承認者 契約の相手方に契約書を送信する際、当該契約書が決裁を得たものと相違ないことを確認し承認する者をいう。
(10) 契約担当者 契約の相手方に契約書を送信する等、電子契約の実務を主に行う者をいう。
(電子契約サービスの利用範囲)
第3条 電子契約サービスは、市が締結する契約に利用できるものとする。ただし、書面で行うことが法令等で規定されているもの及び契約期間が10年を超えるものを除く。
(電子契約サービスの運用管理者)
第4条 電子契約サービスの運用管理のため、電子契約サービス運用管理者(以下「運用管理者」という。)を置き、契約管財課長をもってこれに充てる。
2 運用管理者は、次に掲げる業務を行うものとする。
(1) 電子契約サービスの利用可能な状態の維持
(2) 電子契約サービスの安全性及び信頼性の確保
(3) 電子契約サービスの効率的な運用及び適正な管理
(4) その他電子契約サービスの適正な運用を図るために必要な事項
(承認者の設置)
第5条 各課等に承認者を置き、課長等又は課長等が指定する者をもってこれに充てる。
(アカウントの取扱い)
第6条 アカウントは、運用管理者が設定又は変更をして、各課等に付与するものとする。
2 パスワードの管理、設定及び変更は、各課等で行い、パスワードを当該所属職員以外の者に知られないように厳重に管理しなければならない。
(電子契約の意思確認)
第7条 契約担当者は、契約の相手方に、電子契約による契約締結の意思があることを確認するものとする。
2 契約担当者は、契約の相手方から電子契約による契約締結について同意を得た場合は、電子契約同意書兼メールアドレス登録申請書(別記様式)を提出させるものとする。
(契約書の送信)
第8条 契約担当者は、契約の相手方と事前に協議した決裁済みの契約書、仕様書その他必要書類一式(以下「契約書一式」という。)を、PDF形式に変換し、電子契約サービスにアップロードするものとする。この場合において、契約書の様式に収入印紙及び印の記載があるときは、削除するものとする。
2 契約担当者は、アップロードした契約書一式に、契約の締結の日等の入力欄を設定することができる。この場合において、契約書の様式の入力欄として設定する部分に年月日等の記載があるときは、アップロードする前に、当該記載を削除するものとする。
3 契約担当者は、アップロードした契約書一式を送信し、確認を依頼するときは、原則として、契約の相手方、契約担当者、承認者の順序で行うものとする。
4 契約の相手方のメールアドレス、氏名及び名称の確認は、前条第2項に規定する申請書により行うものとする。
(契約内容の確認)
第9条 契約担当者は、契約の相手方の承認があったときは、メールアドレス等に誤りがないこと及び契約書一式が決裁を受けたものと相違ないことを確認し、承認するものとする。
2 契約担当者は、前条第2項の規定に基づき、契約の締結の日の入力欄を設定した場合は、契約の締結の日と電子署名の日が同日となるよう承認するものとする。
3 承認者は、アップロードされた契約書一式が決裁を受けたものと相違ないことを確認し、承認するものとし、全ての承認者の承認により、契約書一式に電子署名及びタイムスタンプが付与され、契約が締結されるものとする。
(電子契約書の保存)
第10条 契約担当者は、契約の締結後、電子契約サービス上の電子契約書をダウンロードし、適切に保存するものとする。
(電子契約書の変更契約)
第11条 契約担当者は、契約変更の必要が生じた場合は、変更契約書について電子契約の手続を行うものとする。
附則
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
