(趣旨)

第1条　香南市における文書事務の処理については、別に定めるものを除くほか、この訓令の定めるところによる。

(文書事務の原則)

第2条　文書事務は、適正かつ速やかに行うとともに、その処理の経過を明らかにするよう努めるものとする。

(総務課長の職務)

第3条　総務課長は、本庁及び出先機関の文書事務が適正かつ円滑に行われるよう指導調整するとともに、本庁に関する文書の受領、配付及び発送を行うものとする。

(文書取扱主任)

第4条　本庁の課及び出先機関に文書取扱主任を置き、本庁にあっては課長、出先機関にあってはその長をもって充てる。

(収受した文書)

第5条　文書取扱主任は、到着した文書を収受するとともに、直ちに開封し、収受印を押し、収受番号を付さなければならない。ただし、市長が別に定める軽易な文書については、収受印の押印及び収受番号の記載を省略することができる。

(送料未払等の取扱)

第6条　郵便料金の未払又は不足の郵便物は、総務課長が必要と認めるものに限り、その未払又は不足の料金を支払って収受することができる。

(郵便切手等の受払い)

第7条　発送、返送用文書等に使用する郵便切手、料額印面の付いた郵便葉書等については、香南市物品会計規則(令和5年香南市規則第27号)第12条第3項の規定により出納を記録しなければならない。

(主管課への配付)

第8条　2以上の課に関連する文書は、総務課長が最も関連が深いと認める課に配付する。

(課内の配付)

第9条　文書取扱主任は、配付を受けた文書を担当者へ配付するものとする。

(当直員が受領した文書)

第10条　当直員が受領した文書等は、当該日直又は宿直の任務が終了したときに総務課長に引き継ぐものとする。

(起案)

第11条　文書による事案の決定は、回議書(別記様式)によって起案し、回議に付し、決裁を得ることによって行う。

(公印等の押印)

第12条　文書を施行しようとするときは、公印を押印するものとする。ただし、次に掲げる文書は、公印の押印を省略することができる。

(完結文書の処理)

第13条　文書の処理が完結したときは、香南市文書管理保存規程(平成18年香南市訓令第7号)の定めるところにより整理するものとする。